Tämä blogikirjoitus käsittelee konkreettisia ajanhallinnan työkaluja. Kaikki nämä työkalut ovat erittäin käytettyjä ja ne kuuluvat supertehoihin yltävien businessammattilaisten ja monen muunkin päivittäiseen “työkalupakkiin”. Käytän myös itse näitä keinoja hallitessani aikaa. Mutta kerrataanpa miksi kannattaa käyttää ajanhallinnan työkaluja?

Hyödyt

Kun työpäiväsi on hyvin ennalta suunniteltu, keskityt työsi kannalta vain olennaisimpiin tehtäviin ja jätät muut sikseen tai delegoit ne, rytmität päiväsi työskentelyblokkeihin joita seuraa pieni tauko, saat vähintään 2-5 kertaisesti aikaan verrattuna jos et suunnittele työpäivääsi. Voit myös fyysisesti ja henkisesti paremmin. Se onnellisuuskäyräkin luultavasti pompahtaa nousuun, kun saat asioita aikaan eikä sinulla ole kaiken aikaa hillitön stressipiikki painamassa peppua ja ahdistus tekemättömistä töistä. Et myös joudu kantamaan töitä kotiin enää illaksi vaan sinulla jää enemmän viettää aikaa läheisten ihmisten kanssa. Sehän on loppujen lopuksi se todella tärkeä asia, eikö?

Listaa tavoitteet

Ennen kuin käärit hihat ja käyt käsiksi töihin, kannattaa pysähtyä miettimään mitä tavoitteita sinulla on. Mikä on sinun tämän vuoden tavoite, entä sitä seuraavan vuoden ja viiden vuoden tavoite? On tutkittu juttu, että vain kolme prosenttia työikäisistä ihmisistä kirjoittaa tavoitteensa ylös ja laatii toimintasuunnitelmia. Fakta on, että kirjoittamaton tavoite on lähinnä unelmahöttöä joka ei johda mihinkään. Kun kirjoitat tavoitteesi ylös ja asetat päivämäärän milloin tavoite pitäisi olla saavutettuna, alitajuntasi työskentelee tavoitteen eteen ja ohjelmoidut käytännössä toimimaan tavoitteen eteen. Suosittelen, että kirjaat siis tavoitteesi ruutuvihkoon kynään käyttäen. Tämä on ns. Master Plan. Tähän suunnitelmaan alat pistää ylös käytännön toimia, jotka vievät sinua kohti tuota tavoitetta. Mitä isommasta tavoitteesta (tai kuten Brian Tracy sanoo, sammakosta) on kyse, kannattaa sitä napsia napaan päivittäin pieninä annoksina. Ajanmittaan huomaat kuinka tavoite on koko ajan vääjämättä lähempänä.

To-Do Lista

To-Do Lista on erinomainen työkalu. Miten tämä käytännössä kannattaa toteuttaa, että siitä on parhaiten hyötyä? To-Do Listat kannattaa jakaa päivä, viikko, kuukausi ja vuosi listoihin. Vuosilistalla on isot päälinjat, kuukausilistalla mitä kunkin kuukauden aikana tulee tehdä, viikon lista on jo spesifimpi ja päivittäinen To-Do Lista kertoo sinulle tehtäväkohtaisesti mitä pitää tehdä. Ennen kuin alat tekemään yhtään mitään listaa. Pysähdy ja mieti ronskisti mikä on työssäsi se kaikkein tärkein tehtävä, joka sinun pitää tehdä päivittäin. Kirjoitat tämän tehtävän ylös. Seuraavaksi mietit mikä on toiseksi tärkein tehtävä, joka sinun ehdottomasti täytyy tehdä päivittäin. Laitat taas tehtävän ylös ja toistat vielä tämän prosessin yhden kerran. Nyt sinulla on kolme tärkeintä tehtävää listattuna. Jos teet töitä jollekin muulle, juttele esimiehesi kanssa ja käy ne työn menestyksekkään hoidon kannalta tärkeimmät tehtävät lävitse. Näytä tekemäsi tehtävälista. Tässä vaiheessa esimiehesi luultavasti selaa pariin kertaan sinun tekemää tehtävälistaa ja nykyisin tekemiäsi tehtäviä ja jos hän on yhtään kartalla, hän tulee siihen lopputulokseen, että listaamasi asiat ovat ne kaikkein tärkeimmät, muut ovat toissijaisia. Nyt ehdotat, että esimiehesi auttaa raivaamaan ne toissijaiset tehtävät niskastasi. Joko joku muu tekee nee tai ne on ihan höttöä ja ne jätetään tekemättä. Kerrot, että halut näyttää, että keskittymällä noihin kolmeen tärkeimpään tehtävään joka päivä, tuplaat tuottavuutesi ja esimiehesi puolestaan voi tämän jälkeen tuplata palkkasi. 30 päivän kuluttua ihan varmasti huomaatte, että se tuottavuus on todellakin tuplaantunut, vähintään. To-Do Listan teet aina seuraavalle päivälle valmiiksi edellisen päivän päätteeksi. Näin alitajuntasi tekee työtä puolestasi ja seuraavana päivänä aivoistasi pursuaa helpostikin uusia ideoita ja homma luistaa kuin Volvon rekka.

Aikablokki

Kannattaa järjestää aika blokkeihin. Kun järjestät päiväsi aikablokkeihin, saat enemmän aikaan ja nopeammassa tahdissa. Esimiehesi kiittää, perheesi kiittää ja ihan varamasti kiität myös itse, kun et plärää työjuttuja enää illalla kotona vaan voit rentoutua. Näppärä tapa on herätä riittävän ajoissa aamulla, että ehdit tekemään 2-3 tuntia töitä ihan omassa rauhassa. Esimerkiksi itse nousen viimeistään klo 05.00 joka aamu. Teen hengitysharjoituksen, vähän jumppaan ja teen kylmävesitreenin. Sitten luen ainakin tunnin verran. Tämän jälkeen kirjoitan tavoitevihkoon 10 tavoitetta kuluvalle vuodelle ulkomuistista päivämäärineen. Tämän jälkeen käyn edellisenä päivänä tekemäni kuluvan päivän To-Do Listan kimppuun. Jaa työskentely 45 -60 minuutin blokkeihi joita seuraa 2- 5 minuutin tauko jolloin jaloittelet, voit tehdä vaikka minibreakin. Tämän jälkeen jatkat työskentelyä taas 45-60 minuuttia. Kolmella tällaisella aikablokilla saat todella tehokkaasti asioita aikaan. Keskityt vain siihen mitä pitää tehdä. Teet siis vain töitä, et juo kahvia, lue emaileja tms.

Sveitsiläinen Juusto

Sveitsiläinen juusto, se missä on hassuja reikiä on myös hyvä ajanhallintatekniikka. Käytät 5-10 minuuttia muun työskentelyn välissä tehdäksesi pienen osasen esimerkiksi jostain isosta työtehtävästä. Itse käytän tätä tekniikkaa kirjoittaessani uutta kirjaani. Sen lisäksi, että kirjoittamiselle on oma isompi aikansa, käytän Sveitsiläisen juuston mallia ja kirjoitan 5-10 minuutin pätkiä sopivissa väleissä. Näin etenen vääjäämättä kohti tavoitetta, eli kirjan valmistusmista. Samoin sinä voit haukata pieniä siivuja isosta työstä, jonka tekemiseen menee kaikkiaan pidempi aika ennen kuin työ on kokonaan valmis. Tällä menetelmällä et tunne rusentuvasi työtaakan alle vaan saat joka päivä asioita aikaan, aivosi ruiskauttavat kehiin endorfiinia, joka kerta kun teet yhden osasen valmiiksi. Fantastinen menetelmä.

Munakello (Egg timer)

Munakello eli egg timer voi olla joko netistä säädettävä digitaalinen hälytinkello, jonka voit säätää hälyyttämään työskentelyjakson päättymisen merkiksi tai ihan pöytäversio. Munakello on helppo ja tehokas tapa rytmittää työskentelyä. Itse työskentelen 45 minuutin, korkeintaan 60 minuutin jaksoissa joita seuraa pieni tauko. Tuosta ylimenevä aika alkaa olla tehotonta, koska aivojemme tuottokapasiteetti laskee tuon jälkeen huomattavasti.

Työpöydän järjestäminen

Ennen kuin alat työskentelyjakson, kannattaa työpöytä järjestää siten, että kätesi ulottuvilla on kaikki tarvittavat välineet joita tarvitset suorittaaksesi aiotun tehtävän. Säädä työtuoli hyvään asentoon, jos harrastat istuen työskentelyä.

Log Off

Sulje kännykkä, email hälyttimimet ja ponnahdusikkunat. On tutkittu, että kestää peräti 17 minuuttia saada takaisin täysin keskittyminen keskeytyneeseen tehtävään, jos tarkistat välillä vaikkapa pikaisesti emailia tai kännykkää. Siispä, logg off! Jos sinulla on sairas läheinen, pieni lapsi. Sovi jokin viestintä kanava ehdottomia hätätilanteita. Käytä tätä hätäviestintäkanavaa vain hätätarkoituksiin, äläkä jaa sitä kuin tarvittaville tahoille.

Delegoi

Kun olet tehnyt itsellesi ja mahdollisen esimiehen kanssa selväksi ne kolme tärkeintä tehtävää, jotka sinun täytyy tehdä päivittäin, ala delegoida Ei A-luokan tehtävät muille tai dumppaa ne mäkeen. Kun tehtävälistaa alkaa ruopata läpi, kannattaakin kunkin tehtävän kohdalle merkitä kirjankoodi, A (tärkeät), B (toissijaiset), C, D ovatkin jo “hömppä osastoa”, joilla ei ole mitään väliä. E= eliminoi, dumppaa, skippaa, mappi ö:n puolelle…

Tee vain töitä kun työskentelet

Kun olet suunnitellut päiväsi, tehtävälistat ovat valmiina, turhakkeet (email, kännykkä yms. pirisijät) sammutettu ja vaiennettu, on aika tehdä töitä. Kannattaa noudattaa ohjenuoraa, “kun olet töissä, teet vain töitä”. Ei siis shit chattia kollegoidan kanssa, kahvin juonnin maailman ennätyksen yrityksiä, sosiaalista mediaa, uutiskanavien pläräilyä tai muuta ns. “kivaa”. Niillä kun työsi eivät tule tehdyksi.

Sano Ei

Hyvä esimerkki, kesken Log off kappaleen kirjoittamisen minua tuli häiriköimään myyntitykki raskaasti huohottaen puhelimeen. Siis mitä? Juurihan kirjoitit, että log off? Jyrki, tässä on nyt ristiriita! Juu. iPhon on hieman sökö ja hälytinäänet eivät lähde edes säätämällä pois. Pösilönä unohdin sulkea rakkineen siksi aikaa, kun kirjoitan tätä artikkelia. Miten sen “myyntihuohottajan” kanssa kävi? Keskeytin hänet ensimmäisen lauseen jälkeen, kun kuulin mistä hän on ja lause jo paljasti mitä hän yrittää myydä. Kerroin selvästi mutta ystävällisesti ettei meidän yrityksellä ole tarvetta heidän palvelulleen ja toivotin hyvää päivänjatkoa. Jos siis tulet häirikön yllättämäksi, sinulla on A-luokan tehtävät kesken tai perheaika odottaa, sanoa EI.

Sosiaalinen media ja email

Teknologia ja sosiaalinen media ovat äärimmäisen huonoja pomoja. Renkeinä ne voivat olla hyviä mutta pidä huoli, että ne pysyvät renkeinä muuten olet tiellä, joka ei ole järkevä etkä voi hyvin. Sosiaalisen median käyttö kannattaa rajata omiin tavoitteisiin liittyviin postauksiin, joita teet pari päivässä tai joku muu tekee ne puolestasi (vielä parempi). Email tarkistelu kannattaa jättää kahteen kertaan päivässä, klo 11.00 aikaan ja klo 15.00. Lue vain ne oikeasti tärkeät viestit, deletoi muut ja loggaa itsesi saman tien ulos, kun olet käynyt läpi jonkin tärkeän viestin ja/tai vastannut. Säädä automaattinen ilmoitus viestien lähettäjille, että katsot emailisi klo 11.00 ja klo 15.00. Jos kyseessä on aito hätätilanne soita, tekstaa numeroon xx xxx xxx.

Jälkihuomautus

Tämän artikkelin kimpussa ahersin kaikkiaan Hieman vajaa 75 minuuttia.